Informatización del Fuero Civil porteño: "El exito del sistema depende de la información que carguen los juzgados"

Dju: Se han producido quejas de letrados, debido a carencias del sistema informático de consulta de causas. Parece que la pantalla no refleja algunos datos que son imprescindibles para los letrados. Concretamente, el caso de la falta de fecha del proveído, la falta de la firma de quien despachas, las fechas en blanco de las audiencias…

MGT: La fecha del proveído está, no es correcto que no esté. Si usted ve en la pantalla, donde está el contenido del proveído, ahí no va a estar la fecha. La fecha del proveído está en la pantalla anterior, al lado de la descripción del proveído.

¿Cómo se hace la baja de un expediente cuando sale la firma del juez?: Existe un código de barras. Al pasarle un lápiz óptico, inmediatamente le da de baja y le pone la fecha. Nosotros tenemos un instructivo donde se explica detalladamente como se hace la consulta en cualquiera de las tres formas, autoconsulta, Internet y modem. Desgraciadamente, como no tenemos los recursos, no podemos dar una difusión masiva de ese instructivo.

FPS: Este tema de la rapidez de la actualización en la información que se da, fue algo que se discutió mucho cuando se empezó a proyectar este sistema, porque la información tiene que ser absolutamente confiable y el letrado que consulta tiene que saber que la información que esta viendo no es de ayer ni de anteayer. Hubo que modificar el programa para darle mayor rapidez. Desde el momento en que en el juzgado se da de baja el expediente, puede pasar de diez a quince minutos antes que entre al sistema. Nuestro sistema hace una especie de “barrido” permanente por todos los edificios de civil.

Dju: En las pantallas del sistema de autoconsulta o en la pagina de Internet, ¿Hay algún ítem que explique que la fecha del proveído es la que figura donde ustedes me están diciendo?

MGT: No, en ninguna parte lo dice explícitamente. Si, en cambio, está información figura en el instructivo que nosotros elaboramos. Pero este instructivo no figura en la pagina de Internet ni en las pantallas del sistema de autoconsulta.

Dju: ¿Entonces no surge esa información del propio sistema?

FPS: No, surge del instructivo.

Dju: ¿Qué pasa con la falta de firma de los proveídos que salen en pantalla?

MGT: Este tema ya nos lo plantearon cuando se inauguró el sistema en diciembre. Nosotros diseñamos el sistema trabajando desde acá dentro y hay cosas que el usuario, que son ustedes los letrados, nos alertan y hacen que lo reconsideremos. Hay un proyecto elaborado, para que salga la firma, para que en la pantalla donde aparece la fecha y el texto del proveído también aparezca el nombre y cargo de quien lo firma. La idea es que cuando se pase el lápiz óptico para dar de baja el expediente, además de la fecha salga la firma. No lo hicimos todavía porque estamos en un periodo de transición y el Consejo de la Magistratura debe decidir con que proveedor nos quedamos. La solución ya está elaborada, hay que llevarla a la practica y eso tiene un costo y ese costo escapa a nosotros, porque lo maneja el Consejo. Técnicamente es un cambio muy simple. Hay muchos temas donde tenemos la solución, pero necesitamos al técnico que la implemente y a ese técnico alguien tiene que pagarle.

Dju: En algunos juzgados, las fechas de audiencia aparecen en blanco en la pantalla del sistema…

MGT: Es cierto, sería bueno que se sepa que juzgados realizan esto. No por intención de hacer una auditoria sino para saber y poder informar a esos mismos juzgados para que modifiquen su practica. Aquí pedimos la colaboración de los letrados para que nos avisen de los casos puntuales donde se produce esto.

FPS: Lo que se esta pensando hacer es una suerte de testeo juzgado por juzgado. Pedirle a la Dirección de Informática cinco causas de cada juzgado al azar y ver nosotros como aparece la información en pantalla.

MGT:La idea es que quien despacha tenga el libro de audiencias al lado y fije la audiencia al despachar, sin que queden claros.

FPS:La idea de máxima, es que el letrado o la parte vayan al juzgado solo cuando tienen que ir a la audiencia o dejan un escrito. Tenemos hecho un muestreo que marca que ha habido una disminución de la gente que concurre a mesa de entradas.

MGT:Nosotros hicimos otro muestreo que arrojó que más del 75 por ciento de la gente que concurre a las mesas de entradas del fuero, concurre nada más que para ver expedientes, nada más. El resto deja escritos o confronte. El éxito del sistema dependerá de la confiabilidad que se ganen los juzgados al cargar la información. Hay que reconocer que el número de computadoras asignadas a cada juzgado, todavía es poca.

FPS:Todos los juzgados son conscientes de que deben cargar la totalidad del movimiento.

Dju: ¿Por que el sistema de consulta del fuero, solo busca si se ingresa el juzgado, el numero de expediente y el año de inicio y, en cambio, los juzgados comerciales informatizados tienen un sistema que permiten buscar por expediente, carátula, palabra clave, etc.?

FPS:La mentalidad del fuero civil es muy cauta en cuanto a quien puede ver los datos. Quisimos que el que entra al sistema de consulta, por lo menos tenga conocimiento del expediente como para saber su numero. Es decir, que no sea un completo extraño.

MGT:Además, nosotros tenemos 110 juzgados y los comerciales son 26. Si alguien pudiera pedir una búsqueda con solo una palabra clave, por ejemplo González, sin especificar ni juzgado ni numero de expediente, el sistema se volvería terriblemente lento.

Dju: ¿Es incorrecto que haya juzgados fuera de línea, o fuera de la red?

FPS:Hay un solo juzgado, el 94 y por un problema de compatibilidad. Ese juzgado fue informatizado antes, por otro proveedor y ahora tenemos un problema, porque ese proveedor se niega a desencriptar la información y entonces no podemos pasarla a nuestra base de datos.

MTG: Hemos tenido problemas de caída de línea, pero en los últimos días la situación se ha solucionado y no por casualidad sino porque hemos tomado medidas al respecto. Eso no quiere decir que no haya errores humanos, como por ejemplo, de no dar de baja un expediente. Pero es difícil de solucionar porque en nuestro sistema el juez es el dueño del juzgado. Pero no es un problema del sistema, sino un error humano originado en el juzgado.

Dju: La pregunta concreta es: ¿El sistema necesita que la información sea enviada por el juzgado o está es cargada directamente, sin intervención del juzgado?

MTG: Si el juzgado trabaja y no carga la información en el sistema, no es problema del sistema sino que es que el juzgado no carga. La información es automática, en la medida que el juzgado pase el lápiz óptico como le explique recién. Si pasó el lápiz óptico queda dada de baja en su juzgado y automáticamente la maquina lo levanta. Con lo cual hay dos partes: la parte referida a la consulta remota, donde no estamos teniendo reclamos de hard y de soft; y la parte de quien tiene que alimentar el sistema. Quien tiene que alimentar el sistema tiene que hacer un trabajo manual con la computadora, que es dar de baja, despachar en el sistema y no fuera del sistema.

Dju: ¿Se da de baja el expediente cuando se pasa el lápiz óptico?

FPS:Si, porque es la única manera de decirle a la maquina “este despacho ya lo aprobó el juez”. No puede ser nunca absolutamente automático. Sigue siendo el juzgado el dueño de la información que va librando o no.

Dju: ¿Puede darse el caso de que hoy se dé de baja un expediente y aparezca en el sistema informático como un proveído con fecha de anteayer?

MGT:Si, puede ocurrir por dos razones: Una sería porque el expediente no volvió a mesa de entradas hasta hoy. Otra porque hubo un error y no se lo dio de baja a tiempo, aunque el expediente sí fue a mesa de entradas. Es muy importante que los juzgados organicen su trabajo en forma de despachar dentro del sistema. La idea no es recargar de trabajo a los juzgados, que ya tienen demasiado, sino de que estos, haciendo la misma tarea y el mismo esfuerzo, lo hagan dentro del sistema.

FPS:Esto lleva a otro tema que es el de la transparencia. Al estar en red, acá se ve todo. Si un juzgado está atrasado con el despacho, si está al día. También se ve si el letrado se está ocupando del caso, si presenta los escritos, si deja estar el expediente. Esto tiene un ida y vuelta y desde el punto de vista de la transparencia es importantísimo y totalmente novedoso. Por supuesto que esto es apenas un paso. El sistema es completamente perfectible y debemos ir avanzando en ese sentido. La idea inicial fue armar una mesa de entradas virtual, donde uno vaya y busque información, sin reemplazar el régimen de notificaciones procésales porque para eso, obviamente, necesitaríamos una modificación legal. Nuestro objetivo fue descongestionar los tribunales, las mesas de entradas, los ascensores. ¿sabe cuantas personas consultaron el 21 de marzo el sistema de autoconsulta?: 1300 personas y no estamos contando a los que consultan por Internet, que de momento no lo sabemos. Y pronto se podrá hacer la estadística de Internet.

MGT:Nuestro temor es que los letrados puedan considerar que el sistema no es confiable y por tanto, vuelva a las mesas de entradas. Nuestra idea es que si el letrado tiene quejas o sugerencias que hacer, nos las haga saber. Nos interesa conocer casos puntuales. Tal vez haya juzgados que no tienen suficiente apoyatura técnica.

Dju: No es nada original decir que los abogados, por una cuestión de formación, son muy desconfiados. El gran temor que muchos tienen es que la información que se refleja en la pantalla, no se corresponda a la realidad del expediente…

MTG: Lamentablemente eso puede ocurrir, no por un problema del sistema sino porque el juzgado no esta gestionando la información dentro del sistema, no por mala intención del juzgado sino por desconocimiento del tema.

FPS:Estamos pensando en hacer algunas charlas con el personal de los juzgados, a fin de informarles las características del sistema y la mejor forma de gestionar la información, para que no se produzcan desacoples entre lo que figura en el expediente y lo que aparece en pantalla.

Dju: ¿Hay alguna acordada de la Cámara que especifique las obligaciones de los juzgados en cuanto a la carga de la información en la red?

FPS:No, solo hay una especificación general que dice que el sistema es obligatorio, lo cual implica que todos los juzgados deben adoptarlo. Pero no hay una normativa detallada al respecto, con sanciones, por ejemplo para los juzgados que no cumplan.

Dju: Volvamos a un tema: El juzgado 94 fue el primero en brindar información a través de un modem y ahora es el único que no esta en la red del fuero ¿Cual es el problema y cuando estiman que se puede resolver?

MGT:No hay fecha de solución porque el problema es técnico. El proveedor del sistema que tiene ese juzgado no quiso dar las claves para desencriptar y poder acceder a esa información. Incluso nosotros no pedíamos tanto. Le decíamos: No dé la clave, desencripte la información. Nosotros nos hacemos cargo de pasarla a nuestro sistema. No quiso ni una ni otra cosa. Entonces nosotros empezamos un montón de gestiones para resolver ese tema. Es decir que hay una gran cantidad de información del juzgado que esta siendo cautiva del proveedor del sistema de ese juzgado.

Dju: Al margen del problema técnico hay un problema jurídico muy importante porque, ¿quién es el propietario de la información encriptada, el Poder Judicial o el proveedor?

MTG: Indudablemente es el Poder Judicial, pero no queremos entrar en una confrontación sino que buscamos vías alternativas para resolver el conflicto. Porque es injusto para los usuarios y para el juzgado, que fue precursor en la materia, que ahora sea el único que esta afuera dela red. Nuestra idea es sumar.

FPS:El otro tema es el de la informatización de las Salas, que tendría que haber estado hecho en diciembre, junto con los juzgados de primera instancia y de hecho está realizado, pero no se puede consultar por pantalla. Estrictamente, el sistema que necesita primera instancia es más sofisticado porque tiene que poder dar un seguimiento al expediente. En la Sala, los expedientes están de paso, lo que se hace es resolver, en forma interlocutoria o definitiva. Aquí lo que se van a ver son los estados procésales, es decir, está a despacho, esta en la fiscalia, etc. No va a aparecer el contenido del proveído sino el estado procesal, porque en la Sala, de momento no tienen el mismo sistema que en primera instancia. No quiero decir que en el futuro no lo tengamos.

Dju: ¿El proveedor del sistema de las Salas, es distinto al de Primera Instancia?

MGT:Es distinto y anterior al de Primera Instancia, porque esto empezó con IBM, y se hizo un sistema básico para informatizar las Salas y seguimos con ese sistema básico en las Salas. Fueron cambiando los proveedores, de IBM se pasó a Unisys y son los que están dando el soporte técnico pero todavía no se cambio el programa de gestión. Unisys lo que hizo el año pasado fue migrar toda esta información que tenía IBM y esto ha sido algo dificultoso.

Dju: ¿Qué importancia tiene el apoyo brindado por el Colegio Publico de Abogados a este proyecto?

FPS:Es muy importante, porque nos brindaron los recursos para contratar personal que asesorara a los letrados cuando quieren utilizar el sistema de autoconsulta. Es una enorme colaboración, además de la difusión que el Colegio le dio al tema.

Dju: ¿Qué costo mensual tiene el sistema?

FPS:El único gasto es el de un prosecretario administrativo. El contrato con Telecom. Soluciones que es por un año y toda la maquinaria, lo sufragó íntegramente el Ministerio de Justicia.

Dju: Pero cuando termine este año, ¿Cuál es el costo que se tendrá que pagar a partir de enero del 2001?

MGT:No sabemos, es un gasto que habrá que analizar. Todo esto es orbita de decisión del Consejo de la Magistratura.

FPS:Una de las consecuencias favorables de la implementación de este sistema es que hora todas las Salas del fuero tienen acceso a Internet y correo electrónico, y pronto lo tendrán los juzgados de Primera Instancia. Otro avance será cuando podamos tener una comunicación, de ida y vuelta, las Salas con los Juzgados. Así eliminaremos el fárrago de notas y papeles que circula entre las Salas y los Juzgados.

Dju: A futuro, cuales son los planes ¿Se esta analizando digitalizar todo el proceso?. Es decir, no solo los proveídos sino lo escritos de las partes?

FPS:La Cámara esta analizando el pedido del juzgado 55, del Dr. Ehrlich Moreno, para realizar una experiencia piloto y digitalizar totalmente el proceso, desde la demanda hasta la sentencia. Habrá que ver como se implementa y que esfuerzo le demanda. Si prospera, todo el expediente va a estar on line.

Dju: ¿Cuál sería el paso siguiente?

MGT:Que los escritos se puedan recibir por Internet y que se pueda notificar al domicilio constituido por email. Se está analizando, pero por supuesto que necesita una reforma legal. Además, hay que estudiar detenidamente aspectos relativos a la seguridad de los expedientes y las notificaciones. Lo importante es que este sistema constituyó un desembarco y una transformación cultural. El cambio cultural es muy grande, los abogados seguimos muy aferrados al papel. Migrar del papel al soporte digital presume una migración cultural.

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