La nueva modalidad otorga validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes, reemplazando las tradicionales facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. Las ventajas son obvias: se ahorra tiempo y dinero sobre todo en el envío, que podrá hacerse por e-mail en forma instantánea y se pueden guardar o copiar como cualquier archivo digital.
El sistema es optativo y en esta primera etapa solamente lo utilizarán grandes empresas con facturación masiva. Su implementación obligará a las compañías que lo utilicen a prestar especial atención a la seguridad informática ya que un virus o un hacker podrían hacer estragos.
Según la Agencia Española de Codificación Comercial (AECOC) por cada factura electrónica se ahorran 0,7 euros en costo de emisión y 2 euros en costo de recepción. Entre los principales ítems en la reducción de costos se encuentran el ahorro de tiempo y personal realizando tareas repetitivas y de poco valor creativo, el archivo de facturas en formato electrónico evitando guardar papel con el ahorro de espacio físico que ello implica, ahorro en gastos de franqueo, papel, ensobrado e imprenta y las mejoras en la gestión de documentos generando bases de datos que permiten búsquedas rápidas y eficientes y mejoras en los procesos de auditoría.
Para el fisco también se prevén grandes ventajas. Con este nuevo sistema la AFIP tendrá en su poder la información contenida en el comprobante electrónico casi en tiempo real, incluso antes de que lo reciba el destinatario de la factura. Con el tiempo se estima que el Estado tendería a tener en sus manos la contabilidad completa de los contribuyentes mejorando la eficiencia en la recaudación y reduciendo las posibilidades de evasión.
Chile es otro país que nos lleva la delantera en la e-factura. Ya en Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, las empresas pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza a operar con documentos tributarios electrónicos.
Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar que su contenido no ha sido alterado y la autenticidad de origen. Ambos se satisfacen si el emisor le incorpora una firma electrónica que cumpla con las especificaciones establecidas por las autoridades tributarias.