A fines del año pasado la jurisprudencia quilmeña dió el primer paso hacia el reconocimiento del valor probatorio de las constancias en los registros informáticos de las casi popularmente conocidas “Mev” (Mesas de Entradas Virtuales) de la Provincia de Buenos Aires. La resolución ha sido dictada por el Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial número 5 del Departamento Judicial de Quilmes, en el expediente caratulado “Fiorito, S. c/Consorcio F.I S/ Daños y Perjuicios”.
En el particular se ha planteado la aplicación del voraz y felizmente olvidado-por lo menos en provincia de Buenos Aires- Instituto de Caducidad de instancia.
Se llega a este extremo cuando la ingenuidad de la parte actora lo lleva a ingresar a confronte una cédula de traslado, sin dejar ningún escrito para constancia. Esto se produce el 30 de Septiembre de 1999, en la proximidad del cumplimiento del plazo de caducidad de los actuados, a poco de ello ocurre el extravío de las cédulas presentadas sin que exista constancia de diligenciamiento, observación por defecto de confección ni de ningún otro tipo. En esta situación y al no haber constancia de impulso procesal en el expediente, la parte demandada solicita se declare la caducidad de instancia.
“Quilmes, Octubre 19 de 1999. De la caducidad de instancia articulada, traslado a la parte actora por el término de cinco días.- NOTIFIQUESE (arts. 120,1135,180,310,315, proc.) HUGO E. CORDOBA SOSA JUEZ.
No podía corresponder otra cosa. Sin embargo la actora advierte, en su consulta a la base de datos de la Mesa de Entradas Virtual, la existencia de una constancia que acreditaba el ingreso del expediente a Secretaría “para confronte” en fecha coincidente con el agregado de la cédula en cuestión. En este contexto dicha constancia se constituye en la única prueba de la existencia de la perdida de la cédula. Ello deja planteada la cuestión: ¿Constituye esa constancia asentada en los registros informáticos del tribunal prueba suficiente como acreditar por si sóla la realización de un acto impulsorio e interruptivo del plazo de la caducidad de instancia?, ¿ Reviste carácter de instrumento público y modo de prueba de la actividad jurisdiccional independientemente de las constancias físicas del expediente la constancia digital?. Este planteo es tomado por la parte actora como el elemento fundamental y novedoso de su argumentación para rechazar la caducidad planteada:
“Continuada la actividad procesal .......... con fecha del 30 de setiembre de 1999, ésta parte acompaña .......... la respectiva cédula a los fines del traslado, motivo por el cual el expediente ha ingresado "a confronte" a secretaría con fecha 30/09/1999 para volver a letra con fecha del 04/10/1999, según consta en los registros informáticos que lleva el tribunal, conforme también se acreditará con el informe actuarial solicitado.
Observe V.S., que tal como es costumbre del Juzgado la nota de constancia en el expediente sería dejada una vez que la cédula fuera librada y saliera hacia la Oficina de Notificaciones de Quilmes.
Esta parte desconoce el destino de la cédula acompañada atento a que la misma no consta en los libros de secretaría y tampoco ha sido encontrada en una primera búsqueda realizada a pedido de quien suscribe en secretaría.
Atento lo expuesto, y probados los extremos invocados, habrá de entenderse que ha sido claramente manifestada la voluntad de impulsar el procedimiento (...) ”
“(...) para abundar en la manifestación de voluntad impulsoria y el interes demostrado por esta parte en la continuidad de las presentes actuaciones, exteriorizada en la realización de actos incuestionablemente impulsorios ha de considerarse que la presentación de una cédula a los fines dar traslado de la demanda, aunque haya resultado observada por algún error de confección, es exteriorización de la voluntad de impulsar el procedimiento, asi ha quedado establecido que: "La sola presentación de una cédula en el expediente con anterioridad al cumplimiento del plazo establecido legalmente para que se opere la perención, interrumpe el mismo ya que tal acto resulta impulsor del procedimiento, con independencia del día en que la misma llega a conocimiento de la contraparte."
Aunque sólida y jurisprudencialmente pacífica, esta argumentación implicaba para la actora un riesgo considerable: La cédula en la que basa su pretensión no existía y, a excepción del registro de la base de datos mencionado, no había otro elemento que constituya prueba de que alguna vez existiera. Planteada la cuestión y atento la ausencia de constancias físicas del expediente se acompaña el planteo solicitando una prueba infrecuente:
“ ..... Atento lo expuesto y a los fines de elaborar la prueba de la actividad procesal desarrollada en autos, solicito extienda el actuario información sumaria respecto de los puntos que a continuación de exponen:
1. Registros existentes en la base de datos informática y libros internos del Juzgado respecto de las entradas y salidas de letra del presente expediente;
2. Informe respecto de los registros que existan en relación a todo movimiento del expediente en fecha posterior al 30 de junio de 1999; en particular si existen registros en cuanto al ingreso "a despacho" del expediente con fecha del 30 de setiembre de 1999 y posterior regreso a letra con fecha del 04/10/1999.-
3. Informe respecto de los mecanismos internos que sigue la secretaría ante la presentación de una cédula por parte de un letrado constancias que quedan en el momento de la presentación, del confronte y en el supuesto que la misma resultara observada.
4. Informe qué empleado intervino en el confronte de la cédula y que destino se les da a las cédulas observadas, teniéndo en cuenta para ello que se trataba de una cédula con varias fojas de documentación adjunta.
5. Informe si el empleado recuerda el caso en particular y procedimiento seguido.
6. Informe quien tiene acceso a la base de datos del tribunal y si el mismo puede ser alterado por terceras personas, ajenas al juzgado.
7. Informa si de acuerdo a las constancias del expediente, estado de autos y registros internos del tribunal es procesalmente oportuno el ingreso de una cédula en la fecha denunciada por esta parte.
8. Informe si de a cuerdo al estado de autos, el expediente ha podido entrar "a confronte" por otra razón que no implique una actuación impulsoria del procedimiento.
9. Informe sobre la posibilidad de extravío y/o sustracción de la cédula en el caso de que hubiere resultado observado.
10. Informe si el expediente pudo entrar "a confronte" para algún trámite procesal que no pueda ser considerado impulsorio”.
“Conforme habrá de resultar acreditado con la información sumaria solicitada, y de acuerdo con las constataciones realizadas por quien suscribe, consta en los registros informáticos internos del Juzgado (Sistema Lex Doctor Juzgados-Versión 4.0 Expediente caratulado: "F. S.c / Consorcio F.I. s/ Daños y Perjuicios ", Control "SALIDA DE LETRA"), que el presente expediente ha ingresado con fecha del 30/09/1999 "a confronte". Esta constancia ha de ser tenida como prueba atento el principio de amplitud probatoria imperante en materia procesal y por la particularidades intrínsecas del elemento, que a continuación se exponen y que merituan su valor probatorio”.
“Cabe aclarar que el registro aludido es interno del juzgado, estando vedado el acceso al público y a cualquier persona ajena al mismo, para cualquier otra forma de acceso que la "Sólo lectura" de los datos alojados en la base informática, siéndo tecnológicamente improbable que tales datos resulten adulterados por terceros, sea desde la "Mesa de Consulta Virtual" o desde la base informática destinada a la consulta en la Mesa de Entradas del Tribunal”.
“Siempre y en todo caso, la constancia en la base de datos del movimiento del expediente al entrar a despacho exterioriza la intención de alguna de las partes de instar el proceso, asentado en un registro de acceso público pero confeccionado y modificable solamente por el Juzgado, que es quien expresa este movimiento procesal que interrumpe el plazo de perención de la instancia”.
“Los registros internos del juzgado así como los asientos realizados en sus libros, gozan de la fe propia de todo acto emanado de autoridad competente, con independencia del soporte que la secretaría o juzgado hubiere utilizado para su realización. Esta fe, es propia de los actos procesales conforme su naturaleza jurídica con independencia del soporte arbitrado para su manejo”.-
“Por último ha de merituarse la procedencia de esta prueba en mérito de la conducencia de la misma a la comprobación de la producción de un determinado acontecimiento, tal ha de ser la presentación de la cedula por esta parte, hecho para el cual, la única constancia arbitrada por el juzgado para tales fin, no puede ser desatendida, dejando procesalmente desamparado un acontecimiento de prueba imposible, tal como resultaría la presentación efectuada en el presente expediente por esta parte.”
El informe actuarial solicitado se produce finalmente en estos términos:
“Quilmes, 17 de noviembre de 1999.- Sr. Juez: INFORMO en cuanto hubiere lugar por derecho que en los registros informáticos de la base de datos LEX existen constancias del ingreso de los presentes actuados para CONFRONTE con fecha 30 de septiembre de 1999, y su salida a letra, de fecha 4 de octubre de 1999. El subsiguiente movimiento registrado ha sido de fecha 13 de octubre de 1999 A DESPACHO con vuelta a letra de fecha 20 de octubre del corriente. Los registros del sistema informático son creados por personal del juzgado, quienes tienen acceso a través de claves personales y secretas. A partir de su estado procesal los registros quedan habilitados para la consulta de personas ajenas al mismo. El nivel CONSULTANTE no tiene acceso a la modificación y/o incorporación de datos al Sistema. Las cédulas ingresan para su confronte por Mesa de Entradas, se le da de alta el movimiento del expediente en el Sistema informático, y pasan a Confronte. Una vez controladas, se coloca nota de libramiento correspondiente en el expediente y la cédula pasa a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones correspondiente si se diligencia en la ciudad de Quilmes, o a la Mesa de Entradas del Juzgado para su retiro por el letrado si su destino es otra localidad. En el caso de surgir alguna observación en el confronte, la cédula se abrocha en el anverso de la carátula del expediente para su devolución al profesional.- INFORMO asimismo que compulsadas las actuaciones, no existe constancia del libramiento de cédula entre el 30 de septiembre y el 4 de octubre de 1999. Tampoco se encuentra agregada en la carátula cédula con observación del juzgado. Debo hacer saber asimismo que de la atenta compulsa del expediente se desprende que la única diligencia ordenada por el Juzgado, hasta la presentación del escrito de fs. 96 (Solicita Caducidad de Instancia) ha sido la de notificar mediante cédula el traslado de la demanda (ver pro veído de fs. 41, 4º párrafo). Existe constancia volcada a fs. 41 vta de libramiento de una cédula a V. con fecha 31 de mayo de 1999 no habiendo V.S. ordenado alguna otra diligencia que motive libramiento de oficio y/o testimonio y/o mandamiento. Teniendo a la vista los autos F. , S. S/ BENEFICIO DE LITIGAR SIN GASTOS, informo que se encuentran en trámite; obran constancias de audiencias testimoniales de fecha 28 de junio (fs. 16/17) , agregación de oficios contestados con fecha 2 de agosto de 1999 (fs.21), 10 de agosto del corriente (fs. 24) y 30 de agosto (fs. 27) presentación que a su vez solicitó certificación actuarial , que or denada a fs. 28, fuera cumplimentada a fs. 29 y con fe cha 10 de noviembre de 1999, siendo ésta la última constancia que existe en el Beneficio de Litigar sin gastos, objeto de informe.- Es todo lo que puedo informar a V.S. a quien Dios guarde (...-) SECRETARIA”
Y, finalmente, la esperada resolución admite el criterio sustentado por la actora:
Quilmes, diciembre 14 de 1999.- AUTOS Y VISTOS: Y CONSIDERANDO: .......... V.- En base a lo anteriormente expuesto, debo precisar que cabe dar eficacia y valor interruptivo del plazo de caducidad a aquellos actos que activan el tramite para impulsarlo a su destino final que es la sentencia.- La accionante, en su responde de fs. 101 sostiene haber dejado en Mesa de Entradas del Juzgado y para confrontar una cédula de traslado de demanda, con fecha 30 de septiembre de 1999.- En primer lugar destaco que del informe expedido por la Actuaria a fs. 108/109 se desprende que en los registros informáticos del Juzgado obra el ingreso de las actuaciones para Confronte con fecha 30 de septiembre del corriente año y su salida a Letra, de fecha 4 de octubre de 1999. También surge del mismo que no existe constancia de libramiento de cédula entre las fechas mencionadas, ni cédula observada en en reverso de la carátula del expediente. Sin embargo , el movimiento registrado por el sistema informático, comprueba que existió actividad del juzgado vinculada con el contralor que se realiza antes de librar cédulas, mandamientos, oficios y/o testimonios.- Hasta aquí , el valor emanado de la constancia informática referida sería de carácter relativo, toda vez que lo que se pretende es comprobar si lo que ingresó al confronte, pudo haber tenido el efecto impulsorio que es el que determina que el acto sea interruptivo de la caducidad de la instancia.
Ahora bien, el informe referido, a su vez especifica que la única diligencia ordenada por el Juzgado, hasta la presentación del escrito de fs. 96 (solicita Caducidad de Instancia) ha sido la de notificar mediante cédula el traslado de demanda (ver proveído de fs. 41, 4º párrafo). Ello lleva a concluir que lo único que pudo haber ingresado al Juzgado con fecha 30 de septiembre, ha sido una cédula de notificación del traslado de la demanda al co-demandado C. de c. F. I;
Ello lo afirmo, pues obra constancia de traba de la litis con el incidentista, quien oportunamente se presenta contestando demanda (v. fs. 87/97) no habiendo denuncia en el escrito de demanda de otros legitimados pasivos.- A esta altura del razonamiento, puedo sostener que efectivamente la cédula de notificación dirigida al Consorcio había sido presentada en Secretaría en la fecha que indica el registro informático del expediente ; y que por alguna razón , fuera observada, plegándose a la contratapa del expediente y devolviendo a la letra el mismo. Ahora, en orden a precisar la conclusión antes arribada, sostengo que reiterada jurisprudencia de nuestros tribunales tiene resuelto que impulsa el procedimiento la cédula que ha sido declarada defectuosa por el tribunal, pues exterioriza la voluntad de mantener la vitalidad del proceso, mediante una actuación que al menos tendió hacia su desarrollo natural, por lo que la cédula presentada con fecha 30 de setiembre de 1999, según lo registra el sistéma informático del Juzgado, debe ser considerada impulsora aún cuando no se autorizó su diligenciamiento, (no existen constancias de libramiento (v.informe de fs. 108). Pues, sería de excesivo rigor formal interpretar que tal circunstancia importó el abandono del proceso ........... En consecuencia, y conforme los fundamentos expuestos, corresponde rechazar la caducidad de instancia interpuesta por la demandada.- (...) Registrese.Notifiquese.
Según ha llegado a nuestro conocimiento este caso se constituye en la primera oportunidad en la cual se reconoce valor probatorio a las constancias y registros asentados en la base de datos que se puede consultar desde la mesa de entradas virtual –al menos en la provincia de Buenos Aires-. Habrá de considerar al momento de las evaluaciones, las particularidades que han rodeado al caso: oportunidad procesal, estado de la causa, prueba solicitada y posteriormente aceptada y producida por el juzgado, cuestiones de procedimiento interno, estado de conocimiento y de aceptación de la seguridad del ingreso y carga de información en los registros informáticos y distintos factores que se han conjugado en el particular y que han dirigido la atención hacia la constancia en la base de datos, sin por ello restar trascendencia al hecho singular –y acertado- del reconocimiento del valor probatorio de las constancias en las bases de datos de los registros informáticos de los juzgados.
Merece un párrafo aparte y destacado –a nuestro antojadizo entender- la actuación de V.S. y Secretaría al momento de atender a cuestiones que no por inusuales o novedosas deben ser desestimadas “in límine”, dando con ello a la inventiva jurídica la libertad que merece al momento de evaluar los medios disponibles para hacer justicia fuera de esquemas tradicionales y dentro del esquema jurídico.
Felices pruebas y prósperas resoluciones...
Dr. Sergio A. Nievas
Abogado especializado en derecho informático. Consejero, Presidente del Departamento de Cultura y vicepresidente de la Comisión de Informática Juridica del Colegio de Abogados de Quilmes