Calidad sin papeles

El Juzgado Nacional en lo Criminal y Correccional Nro. 55, a cargo de Alejandra Alliaud, obtuvo las certificaciones de las normas ISO 9001/2015 e IRAM por su gestión judicial, siendo distinguidos por la trazabilidad de sus procesos de trabajo

A pesar de la pandemia y la cuarentena todo el personal trabajó arduamente y el pasado 27 de agosto finalmente obtuvo la certificación de la calidad de su gestión.
 

La trazablidad de los procesos

En el Juzgado implementaron el uso de una planilla digital donde se vuelcan los datos de las causas. Esa herramienta, mediante la combinación de variables, permite determinar los plazos de vencimiento, la cantidad de causas en las que hay situaciones de violencia de género, las fechas de destrucción de causas, medir los tiempos transcurridos en dar respuesta a un requerimiento (de Fiscalía, Defensoría, abogados particulares, imputados y víctimas), entre tantas otras mediciones de cantidades y de calidad.

La trazabilidad del proceso de trabajo permite evaluar sí y en qué momento del trámite hay demoras evitables o errores no forzados. A partir de esa evaluación es posible diseñar guías de trabajo y readecuar las existentes para su prevención.

Se logró, por ejemplo, la destrucción de más de 15.000 de causas que se encontraban en condiciones de serlo desde hacía más de 20 años. Esto generó un ámbito de trabajo y de atención al público más amplio, más limpio, más ordenado, con mejor ventilación, todo lo que ayuda a un trabajo más eficiente

Con ese seguimiento y control lograron disminuir el tiempo de respuesta frente a los pedidos de las partes y dar celeridad al trámite de las causas. En esa misma línea utilizaron un sistema de agenda única para evitar pérdidas de tiempo y superposiciones de audiencias.

Mejoras en la administración de justicia y condiciones laborales

Al incorporarse al sistema de gestión de calidad los objetivos del juzgado eran claros: brindar un mejor servicio de justicia y lograr una mejora en las condiciones laborales. Alliaud indicó que no era posible continuar trabajando como se lo hacía, en un espacio donde las pilas de expedientes brotaban de las paredes, sumado al inadecuado control que impedía ordenar la labor cotidiana, ignoraba la carga de trabajo real y desatendía las urgencias.

Jornadas de capacitación al personal para la implementación del sistema

Valiéndose de este sistema se logró, por ejemplo, la destrucción de más de 15.000 de causas que se encontraban en condiciones de serlo desde hacía más de 20 años. Esto generó un ámbito de trabajo y de atención al público más amplio, más limpio, más ordenado, con mejor ventilación, todo lo que ayuda a un trabajo más eficiente. La pandemia resultó una oportunidad de mejora sorpresiva porque colaboró con el aprovechamiento de espacios, al escanearse y digitalizarse la totalidad de las causas.

En el Juzgado ya no existe ninguna causa en trámite en soporte papel.

El esfuerzo de empleados, funcionarios y la magistrada permitió superar los objetivos iniciales, logrando una reducción de la mora en las resoluciones, teniendo un promedio de respuesta de entre 1 y 3 días. Y consecuentemente se disminuyó la carga de trabajo en un 40%.

Una buena pauta para medir el desempeño satisfactorio fueron las encuestas anónimas que distribuyeron entre las partes y los organismos con los que interactúa el Juzgado.

Alliaud explicó que la certificación y la distinción lograda los llena de orgullo. Además, dijo, "resulta un punto de partida para identificar más objetivos de mejora, entre los que se encuentra disminuir la cancelación de las audiencias". Desde el Juzgado se promovió la realización de audiencias para la resolución de conflictos. Esto permite brindar respuestas más cercanas al momento de los hechos en un espacio donde los protagonistas podían ser escuchados. El sistema de gestión de calidad fue aplicado en todos los procesos de trabajo del juzgado: desde los empleados, pasando por el de los secretarios Maria Inés D’ Esposito y Tomás Benfatto, hasta el de la propia Jueza.

Una buena pauta para medir el desempeño satisfactorio fueron las encuestas anónimas que distribuyeron entre las partes y los organismos con los que interactúa el Juzgado.

"Un sistema de gestión de calidad permite ordenar los procesos de trabajo", enfatizó Alliaud. Y sostuvo “de esa manera ganan todos. Las personas que trabajan en los tribunales porque cuentan con guías que direccionan sus tareas, permiten el control de lo hecho y mejoran sus condiciones laborales. Y, sobre todo, ganan quienes llegan a los tribunales porque se encuentran con una justicia previsible, que atiende sus intereses de manera adecuada y sin demoras”.